Evaluación del Control Interno Aplicado a la Cuenta Fondos en Avance que Maneja la Universidad de Oriente (udo) Núcleo de Sucre y sus Registros Contables

Abstract

La Cuenta Fondos en Avance, fue instrumentada por la Universidad de Oriente a partir del año 1989 con el objeto de controlar tanto en el Rectorado como en todos los Núcleos que componen este sistema de educación superior, los adelantos de efectivo emitidos para la adquisición de bienes y servicios al contado. En el transcurso de su utilización en el Núcleo de Sucre, esta cuenta ha venido trasladando saldos de un período a otro ocasionando una acumulación significativa de la misma, lo cual no corresponde con su naturaleza y ocasiona ciertas inconsistencias en la información financiera presentada por la Institución, siendo necesario un mejor control y una adecuación de los mecanismos aplicados por el Núcleo. Esto generó la necesidad de efectuar una evaluación al Control Interno aplicado a la Cuenta Fondos en Avance, que permitiera detectar las fallas tanto en los procedimientos administrativos como en los contables y en el cumplimiento de las normas y políticas aplicables, así como la identificación de las causas particulares que originaron el mencionado comportamiento de la cuenta. El tipo de investigación empleada fue de campo, porque la información requerida se obtuvo mediante entrevistas realizadas al personal que labora en la Sección de Contabilidad y en otras dependencias relacionadas, además de la observación directa sobre los procedimientos aplicados; con un nivel de investigación descriptivo, ya que se detallan las características más elementales de la influencia que ejerce el Control Interno sobre la cuenta. Con la investigación, se logró establecer los parámetros conceptuales de la Cuenta Fondos en Avance, los riesgos potenciales inherentes a su utilización y las deficiencias en el Control Interno Aplicado a la misma por parte del Núcleo de Sucre de la Universidad de Oriente, como posibles causas de la acumulación contable de sus saldos. Dichas deficiencias contemplan de manera relevante, la inexistencia de un manual de normas y procedimientos para Fondos en Avance, fallas en la presentación de la información de salida o Estados Financieros, tratamiento inadecuado para el control de las órdenes pendientes de rendición, retrasos en los registros contables y falta de los componentes contemporáneos de: entorno de control, evaluación de riesgos e información y comunicación en el Sistema de Control Interno. Para solventar tales insuficiencias, la propuesta realizada se inclina hacia la elaboración y aplicación de un manual de normas y procedimientos para Fondos en Avance y su reglamento, promover la coordinación efectiva entre finanzas y contabilidad, en cuanto al cierre de la cuenta, la elaboración de un proyecto de automatización de la Administración Universitaria y un nuevo esquema de Control Interno basado en concepciones modernas de control, así como retomar el uso de la Cuenta Fondos en Avance en la Universidad de Oriente desde una perspectiva más consciente de lo que representa.